ספרייה בימי קורונה: התאמת שירותי ספריית אוניברסיטת חיפה - ד"ר ריקי גרינברג נטע סטרלסקי ויסמן

בכל העולם מתמודדת ספריות עם משבר הקורונה (COVID-19). מתעוררות שאלות מדי יום, כמו אילו שירותים ניתן להמשיך ולקיים ואילו שירותים חדשים יש להציע וכיצד. כל שאלה תלויה בהגבלות שנקבעות ע"י משרד הבריאות מפתיחה חלקית של המשק ועד לסגר מלא. רבות מההחלטות נקבעות אד הוק ובהתאם לנסיבות.

במאמר זה נתמקד בתפקודה של הספרייה האקדמית בתמיכה בלמידה ואספקת שירותי מחקר והוראה, במקביל להתמודדות עם פאנדמיה עולמית. נתאר את שירותי ספריית אוניברסיטת חיפה, בתקופת החודשים הראשונים למגפה, ננסה להסיק מסקנות ראשונות ולדון בהשלכות עתידיות.

************

השפעת מגפת הקורונה על פעילות הספרייה

הספרייה האקדמית תומכת בהוראה ומחקר. ארגון הספריות בארצות הברית מגדיר עבורה מספר תפקידים מרכזיים ובהם: הנגשת מקורות מידע אקדמיים בפורמטים שונים לקהל היעד הכולל סטודנטים וחוקרים, עזרה ותמיכה בניתוח, איתור וזיהוי מקורות מידע באמצעות מערכות מידע וטכנולוגיות מהמתקדמות בעולם ולבסוף, תמיכה והנגשה של טכנולוגיות מידע לחברי סגל אקדמי, מורים ומרצים (ALA, 2016 ).

מהמקורות בספרות המקצועית IFLA, 2020)) אנו למדים שהספריות עוסקות בתקופה זו במגוון תפקידים נוספים הכוללים הנגשת מידע אמין ומעודכן אודות ההתמודדות עם הנגיף. צוות הספרייה מתמקד בתמיכה ובהדרכות למידה מרחוק אך בעיקר דן העולם המקצועי בשאלה כיצד לקדם את מחשוב שירותי הספרייה ואת הדיגיטציה של מקורות המידע, כדי להתאימם למציאות של צמצום הביקורים בספרייה. נושא נוסף שנמצא על סדר יומה של הקהילה המקצועית הוא ההיערכות של כלל צוות הספרייה למתן שירותים וקיום עבודה שוטפת מהבית. ספריות נערכות לביקורים של משתמשים בספרייה ע"י סגירת מתחמי לימוד והגבלתם למשתמשים ספורים, בהרשמה מראש. ספרים שחוזרים מהשאלה נכנסים לבידוד למספר ימים, עד הטיפול בהחזרתם ונוצרים מתחמי "השאל וסע". בנוסף מתקיימת הקפדה על הטמעת נהלי היגיינה קפדניים ושמירה על כללי ריחוק חברתי. בישראל, מרבית הספריות האקדמיות פותחות את שעריהן גם בפני הקהל הרחב ומאפשרות גישה למרחב הפיזי במגבלות התו הסגול.

אספקת שירותים מקוונים

אספקת מידע מקוון הופכת להיות מרכזית ומשמעותית עוד יותר בימי הפאנדמיה. כדי לתת מענה למציאות החדשה, שרותי ספרייה נוספים נוצרו אד הוק, הן בהנגשת הספרייה לקהל הנמצא בבית והן ביצירת ערוצי תקשורת לתמיכה מקוונת וזמינה בטווח שעות רחב יותר (Tammaro, 2020). בתקופה זו, מקדישים עובדי הספרייה זמן רב לעדכון אתרי האינטרנט ולפתיחת מקורות מידע שהיו חסומים בעבר למשתמשים. הספריות מציעות ללקוחותיהן יותר ספרים אלקטרוניים, מנויים על כתבי עת חדשים, תערוכות דיגיטליות וקישורים למערכות תומכות למידה. לפי סקר שערך ארגון הספריות העולמי, ¾ מהספריות הלאומיות הוסיפו שירותים דיגיטליים חדשים. עוד נמצא בסקר, שרבות מהספריות עידכנו את אתרי האינטרנט שלהן במטרה לייצר חשיפה מרובה יותר לאוספים הדיגיטליים שלהן (IFLA, 2020). מניעת האפשרות של ביקור בספרייה ביטלה את מפגשי הסטודנטים עם ספרנים יועצים. מפגשים אלה, כמו גם כל מפגשי היעץ, הפכו להיות וירטואליים בלבד ( Walsh & Rana, 2020). שירותי יעץ וסיוע מידעני ניתנים במתכונת שונה מזו שהתקיימה עד פרוץ המגיפה. הספריות שעבדו במתכונת היברידית של מפגשים פנים אל פנים וגם מפגשים וירטואליים, עברו למפגשים וירטואליים בלבד. במאמרם, Ali & Gatiti (2020) מסכמים ומציינים שלושה תפקידים מרכזיים לספריות בתקופת מגיפה עולמית:

1. יידוע אודות הנגיף ועידוד שמירת כללי ריחוק חברתי והיגיינה

2. תמיכה במחקר ובהוראה

3. אספקת שירותי מידע לקהל הלקוחות של הספרייה

האתגר המרכזי לספריות בעולם, הוא להמשיך ולספק שירותי מידע יעילים, מקצועיים וממוקדי מטרה, לקהל הלקוחות המגוון. בתקופה של אי יציבות חברתית, כלכלית ובריאותית מאפשרת הספרייה נגישות ובטחון באספקת רוב השירותים מרחוק ומתן תמיכה וירטואלית בהדרכה, הוראה ועזרה באיתור מקורות מידע.

התאמת שירותי ספריית אוניברסיטת חיפה בזמן מגפת COVID-19

ספריית יונס וסוראיה נזריאן באוניברסיטת חיפה, היא ספרייה מרכזית המשרתת את סגל האוניברסיטה ותלמידיה בתחומי ההוראה והמחקר ופותחת את אוספיה בשגרה גם בפני הקהל הרחב. הספרייה היא מהגדולות שבספריות האקדמיות בישראל והיא אחת מהמתקדמות בתחום השירות והטכנולוגיה. להלן יפורטו שינויים בולטים בתקופת Covid-19 המדגימים את היקף ההיערכות של הספרייה ושל עובדיה.

סיוע מידעני לסטודנטים וחוקרים

מחלקת היעץ עוסקת בסיוע מידעני ומתמקדת בתמיכה באיתור מקורות מידע לצורך כתיבת עבודות, מחקרים ומאמרים, כמו גם בהקניית אוריינות מידע ומיומנויות חיפוש עצמאיים. בתקופת הסגר, החל מאמצע חודש מרץ, השתנה אופי העבודה במישורים רבים.

הסיוע המידעני פנים אל פנים בדלפק השירות ובמשרדי המחלקה בוטל. במקומו הוצע סיוע אישי באמצעות תוכנת זום. סטודנטים הופנו לקבלת שרות בוואטסאפ ולשאלות עומק - בזום. מספר הדרכות פרונטאליות הומרו להדרכות בזום ורובן בוטלו. חלק מצוות המחלקה הוגדר כחיוני ועבד מהבית. הצוות המשיך במתן שירותי יעץ באמצעות המייל והוואטסאפ.

מגפת הקורונה הביאה לשינוי משמעותי בשירותי היעץ, אך השינוי לא היה פתאומי והשתלב בתהליך מואץ של דיגיטציה של שירותי הספרייה השונים. בשנים האחרונות קיימת מגמת עלייה במספר הפניות לסיוע מרחוק באמצעות דואר אלקטרוני, בשיחוח ובוואטסאפ, לעומת ירידה בפנייה לסיוע המסורתי פנים אל פנים, בדלפקים. בתקופת הקורונה הואץ מאוד תהליך המעבר לערוצי היעץ מרחוק ואליהם צורף ערוץ נוסף, סיוע מידעני בזום. בחינה כמותית העלתה, כי בחודשים מרץ עד מאי 2020 הייתה עלייה של 114.07% במספר הפניות ליעץ בדוא"ל לעומת החודשים המקבילים בשנת 2019, ועליה של 27.36% ביחס לשלושת החודשים שקדמו לתקופת הקורונה. במספר הפניות לשיחוח ולוואטסאפ נצפתה עלייה של 198.38% בפניות בשלושת חודשי הקורונה הראשונים לעומת החודשים המקבילים בשנה הקודמת, ועליה של 17.73% במספר הפניות בשלושת חודשי הקורונה הראשונים ביחס לשלושת החודשים שקדמו לתקופה זו.

בתקופת הקורונה הודגשה העובדה שמרבית שירותי היעץ יכולים להינתן מרחוק וגם בעבודה מהבית. אשר למעבר מסיוע פרונטאלי לסיוע מידעני מרחוק, נראה כי תוכנת הזום על מאפייניה השונים, מאפשרת מפגש יעץ כמעט בלתי אמצעי ואינטראקטיבי, המדמה בצורה מיטבית מפגש פנים אל פנים. אחד היתרונות הגדולים של ייעוץ דרך זום הוא האפשרות לשלוח למשתתף במפגש עותק של השיחה כדי שיוכל לחזור על ההדרכה שהועברה ולהשתמש בעצות שהתקבלו. לגבי הדרכות קבוצתיות, הספרנים חשו שהעברתן בזום מורכבת יותר בשל הקושי לתקשר עם קבוצה גדולה ולקבל משוב מידי. יש לזכור שלא כל משתמשי הספרייה השתלבו במהפכה הדיגיטלית וחלקם עדיין מחפשים את המפגש המסורתי, פנים אל פנים.

אתר הספרייה

באתר נדרשו התאמות ושינויים עם סגירת הספרייה. במהלך הסגר היתה חשיבות עליונה לפרסום שירותי הספרייה, במיוחד אלה הניתנים מרחוק. הקפדה יתרה היתה על פרסום רציף של כל שינוי ועדכון באתר וברשתות החברתיות. באתר פורסמו באופן שוטף הודעות לגבי שירותי היעץ מרחוק ואפשרויות סריקת הפריטים על ידי שרות ההשאלה הבינספרייתית. בנוסף, ניתן קישור בולט לדף ייעודי שפירט את המשאבים שנפתחו עבור הספרייה והיו זמינים לסגל ולסטודנטים. כתוספת חברתית לעבודת הספרייה פורסמו תמונות שתיעדו את עבודת אנשי הספרייה מהבית, דבר שהוסיף 'צבע' ועניין לפרסומים השוטפים.

שינויים במערכות המידע

סגירת הספרייה לקהל הטילה על המחלקה האמונה על מערכות המידע הספרייתיות, אחריות רבה שבבסיסה הצורך לאפשר ולתמוך בתהליכי ספרייה שהתבצעו מרחוק ובמרצים שנזקקו לעזרה בהוראה מרחוק. המחלקה תמכה בהתחברות צוות הספרייה מהבית למחשבים בספרייה ובהתאם, נרכשו רישיונות לשימוש בתוכנת זום. בנוסף סיפקה המחלקה תמיכה למרצים שלימדו באמצעות זום ודאגה להקצות לכך עמדות ייעודיות. לאחר פתיחת הספרייה בהתאם לכללי התו הסגול, הותקנה מערכת זימון פגישות שאפשרה מעקב אחר מספר הנכנסים לספרייה. כל עמדות העבודה הציבוריות בוטלו וסטודנטים שהגיעו לספרייה נדרשו לעבוד על המחשבים האישיים שלהם בלבד. מחשש להעברת הנגיף על גבי ספרים שהוחזרו לספרייה, נוצר צורך להתאים את מערכת ניהול הספרייה (ALMA) להחזרת ספרים והלנתם למשך 24 שעות עד שניתן יהיה לפזרם למדפים. בתקופה זו נצפתה עליה בנפח השימוש במערכות הספרייה בהשוואה לתקופה שקדמה לקורונה.

דיון ומסקנות:

בתקופה זו, נדרשת גמישות ומחשבה יצירתית בקרב עובדי הספרייה כדי לתמוך בשירותים המשתנים ובצרכי המידע של המשתמשים בצורה המיטבית.

יותר ויותר משתמשים עושים שימוש בספרייה הדיגיטלית והמקוונת. האינטראקציה עם הלקוחות משתנה והציפיה לקבל שירות מקוון, זמין ומתאים גדלה ((Tammaro, 2020. לאור ההבנה כי אנו מצויים בתהליך מתמשך, נדרשת בחינה מחודשת של אפשרויות ההתחברות מרחוק ומתן עדיפות עליונה לרכישת מערכות שיפשטו את תהליך איתור המידע ושימוש במשאבים שמציעה הספרייה.

על אף המעבר החשוב לזמינות דיגיטלית מלאה, יש לקחת בחשבון את הסיוע לציבור שעדיין לא הסתגל לערוצי המדיה הווירטואליים, יש לחשוב על מתן פתרונות וייעוץ אינטנסיבי דוגמת שירותי בוואטסאפ זמינים לאורך כל שעות היום, שירותים שעשויים לתווך לאוכלוסייה זו את הספרייה האלקטרונית.

גם עבור עובדי הספרייה, נדרשת התמודדות עם הוויתור הכפוי על מפגש פנים אל פנים עם הלקוחות. מפגש זה מהווה היבט מרכזי בעבודת הספרייה בכלל ובעבודת מחלקת היעץ בפרט. עוד נדרשת גמישות מחשבתית והתאמת סידרי עבודה מהבית. מערכות המידע של הספרייה נדרשות להיות זמינות ומאפשרות עבודה מרחוק מכל התקן (מחשבים שולחניים, ניידים ואף טלפונים חכמים).

תקופת המעבר בה אנו נמצאים היום (ספרייה היברידית הכוללת פריטים מודפסים ופריטים אלקטרוניים) דורשת גמישות ויצירתיות, כדי לאפשר המשך עבודה יעיל של אנשי המקצוע המידענים. ייתכן והעסקה חלקית מהבית תלווה את עולם העבודה של הספרייה גם בימי שיגרה. נהלים, תהליכים ובקרות שהיו נערכים פיסית במשרדי המידענים, עוברים בימים אלה אבולוציה והתאמה לשגרה חלופית שיש לבדוק את יעילותה והתאמתה גם בימים כתיקונם.

בתקופה זו של התמודדות משותפת, יש חשיבות גדולה בהנגשת פריטי מידע שאינם בנמצא בכל ספרייה. זה המקום לשקול יוזמות חדשות של פרוייקטים כלל ארציים, דוגמת מודלים שיתופיים קיימים (כגון בתחום הסיוע המידעני) בספריות אקדמיות בארה"ב או באירופה (Bishop et al., 2011). תקופת הפאנדמיה היתה הטריגר שאיפשר נגישות רחבה למקורות מידע רבים, מגוונים ויקרים אבל ייתכן שתהליך זה מעיד על שינוי גדול יותר של פתיחת אוצרות רוח ומקורות מידע בגישה פתוחה, התופס תאוצה בשנים האחרונות.

מקצוע הספרנות

ולבסוף, מקצוע הספרנות עובר שינויים מרחיקי לכת בעשורים האחרונים. הכישורים הנדרשים בעולם הדיגיטלי, הפכו את העולם המקצועי הספרני לעולם דיגיטלי ובעיקר טכנולוגי. הספריות שהיו מופקדות על שימור והנגשה של אוספיהן המודפסים, הפכו היום שער למידע דיגיטלי המצוי ברחבי הרשת. כישורי הספרן דורשים מיומנות באיתור, סינון ועיבוד מקורות מידע ובעיקר תיווכם למשתמשי הספרייה. המונח "מידען" נטבע כמטבע לשון התואם את הכישורים הדרושים למקצוע. ההתאמות והשינויים הנדרשים בעבודת אנשי המקצוע בעקבות הפאנדמיה נפלה על קרקע פוריה של שינויים מואצים שהם עוברים בהתאמת עבודתם המקצועית, לעולם המידע המתפתח ולתפקידן המשתנה של הספריות.

________________________________

[1] ד"ר ריקי גרינברג, ראש ענף תוכן דיגיטלי, בספריית יונס וסוראיה נזריאן, אוניברסיטת חיפה, riki@univ.haifa.ac.il

[2] נטע סטרלסקי ויסמן, MA, ראש תחום כתבי-עת בספריית יונס וסוראיה נזריאן, אוניברסיטת חיפה,

nwaisman@univ.haifa.ac.il

מקורות

Ali, M. Y., & Gatiti, P. (2020). The COVID‐19 (Coronavirus) pandemic: Reflections on the roles of librarians and information professionals. Health Information & Libraries Journal, 37(2), 158-162.‏2.‏

ALA. (2016, June 20). Academic Libraries. Academic Libraries. http://www.ala.org/educationcareers/libcareers/type/academic

Bishop, B. W., Sachs-Silveira, D., & Avet, T. (2011). Populating a knowledge base with local knowledge for Florida's Ask-a-Librarian reference consortium. The Reference Librarian, 52(3), 197-207.‏

IFLA. (2020, July 28). COVID-19 and the Global Library Field. https://www.ifla.org/covid-19-and-libraries

Tammaro, A. M. (2020). COVID-19 and libraries in Italy. International Information & Library Review, 1-5.‏

Walsh, B., & Rana, H. (2020). Continuity of academic library services during the pandemic: The University of Toronto libraries’ response. Journal of Scholarly Publishing, e51404